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II PASSO
Come essere un buon presidente di riunione
Il presidente ha un ruolo
chiave in ogni riunione: spetta a lui controllare che l'incontro
si svolga nel modo migliore. Ecco alcune qualità che non devono
mancare se sei chiamato a rivestire questo ruolo:
- Assicurati che alla
riunione siano state invitate le persone implicate nelle decisioni
che dovranno essere prese.
- Distribuisci ai partecipanti
(meglio se con due o tre giorni di anticipo) l'ordine del giorno
e il materiale relativo alla riunione.
- Assicurati che tutti
abbiano carta e penna per prendere appunti.
- Presenta i partecipanti
che non si conoscono (i loro nomi, naturalmente, ma pure il titolo
e la mansione).
- Modera i turni di
parola.
- Fai in modo che tutti
possano esprimere la propria posizione, ma invita a tenere interventi
brevi e sintetici.
- Impara a limitare
coloro che interrompono spesso gli interventi altrui o che cercano
di diventare protagonisti della seduta.
- Ricorda di stabilire
la frequenza con cui le riunioni stesse si tengono e di assicurati
che tutti ne siano a conoscenza.
- A fine riunione, riassumi
brevemente le decisioni prese.
- Non dimenticare di
ringraziare per la disponibilità tutti i presenti.
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