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II PASSO
Come pianificare la riunione
Una riunione di lavoro
serve essenzialmente per migliorare l'attività di tutti. Per questo
è importante che tutti i partecipanti arrivino preparati all'appuntamento.
- Stila un ordine del
giorno e fai in modo che tutti ne ricevano una copia prima dell'incontro.
Solo così ognuno potrà arrivare davvero preparato.
- Fissa in anticipo
la durata massima della riunione: servirà per organizzare la giornata
dei partecipanti e per stabilire quanto tempo dedicare ai singoli
punti.
- Dai precedenza a questioni
che possono venire risolte in breve.
Gli argomenti più controversi potrebbero bloccare l'intera seduta
se trattati ad inizio riunione.
- Incoraggia la puntualità.
- Non perdere tempo
a riepilogare per i ritardatari le discussioni già fatte. Al massimo
dedica gli ultimi minuti ad un breve riassunto delle conclusioni
più importanti.
- Controlla che la riunione
segua il ritmo prestabilito ricordando ai tuoi interlocutori quanto
tempo hanno a disposizione per discutere su ogni punto. Se è necessario
interrompi i dibattiti che si protraggono eccessivamente.
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