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III PASSO
Come gestire un archivio informatico
Grazie ai computer, gli
uffici si stanno liberando dalla carta, ma capita che anche il personal
computer somigli ad un insieme confuso di file.
Basta uno sforzo minimo per far sì che anche il tuo archivio informatico
sia organizzato.
- Salva i file con nomi
dal significato chiaro. Puoi usare il nome del cliente a cui si
riferiscono aggiungendo una sigla che sta per il contenuto. ("Rossiprev.doc"
può significare "preventivo per Rossi").
- Utilizza le "cartelle"
per raccogliere tutti i documenti che hanno un unico riferimento
(un cliente, un certo progetto, un'unica sezione dell'azienda).
- Esegui periodicamente
un "backup", cioè una copia di sicurezza di tutti i file. Un guasto
improvviso può mandare all'aria mesi di lavoro.
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